“PENGAWASAN (CONTROLLING)”

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Banyak hal yang perlu kita kaji kembali untuk kita perbaiki menjadi hal-hal yang senada dengan apa yang menjadi rencana awal kita dalam suatu organisasi atau hal lainnya. Contoh konkritnya adalah dalam organisasi. Kita lihat sendiri, bahwa di dalam suatu organisasi terdapat banyak masalah yang membuat fungsi dari pada oraganisasi itu runtuh atau pun rusak. Adanya job yang terbengkalai, peran masing-masing orang dalam jabatan amburadul bahkan sering kali kita temukan adanya lepas tanggung jawab dari anggota organisasi itu sendiri.

            Dan perlu kita sadari semenjak dini, bahwa hal semacam itu terjadi tak ada alasan lain hanyalah karena fungsi pengawasan dari manajemen organisasi tersebut tidak pernah digerakkan atau difungsikan. Sehingga terjadilah kepincangan fungsi-fungsi organisasi ditengah jalan.

            Oleh sebab itu, maka tak salah jika dalam tulisan ini kami kembali ingin menyajikan suatu hal yang hampir terlupakan untuk kita gunakan sebagai keselamatan dalam pemanajemenan organisasi kita.

            Karena dengan kesadaran dalam memfungsikan pengawasan (controlling) ini akan menjadikan fungsi-fungsi yang lain utuh. Artinya, karena pengawasan ini merupakan fungsi yang terakhir dari fungsi manajemen maka fungsi yang sebelumnya seperti perencanaan, pengorganisasian dan lainnya akan menjadi sangat berguna, berharga ketika fungsi pengawasan ini dilaksanakan sebagai penyempurna yang berfungsi sebagai pengontrol fungsi-fungsi diatas. Sehingga akan terlihatlah sebuah hasil dari tujuan organisasi yang direncanakan mulai dari awal.

1.2  Rumusan Masalah

1. Apa itu pengawasan?
2. Bagaimana tahapan-tahapan di dalam pengawasan itu sendiri?
3. Seberapa besar peran pengawasan di dalam suatu oraganisasi?
4. Serta seperti apa karakteristik yang baik terhadap pengawasan dan bagaimana proses pengawasan itu dilaksanakan?

1.3  Tujuan Penulisan

1. Untuk mengetahui, memahami maksud dari pada pengawasan dalam manajemen
2. Mengenali tahapan serta proses dari pengawasan itu sendiri
3. Mampu mengkaji karakteristik yang ada didalam pengawasan

1.4  Manfaat Penulisan

Setelah kita mengetahui, mengenali serta memahami apa yang dimaksud dari pengawasan dari segi proses, karakteristi, tahapannya serta tipe-tipenya, maka kita akan lebih mudah untuk merealisasikan terhadap diri kita sendiri hususnya. Sebab, dengan memahami apa yang terdapat dalam pengawasan ini akan membuat diri kita lebih mampu menjadi seseorang yang waspada, serta suka dalam mengontrol setiap apa yang kita lakukan. Sehingga kemungkinan besar akan luput jauh dari yang namanya kesalahan, kerusakan serta penyelewengan dalam hal apapun yang sedang kita lakukan.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pengawasan

Pengawasan dapat didefinisikan sebagai proses untuk “menjamin” bahwa tujuan-tujuan organisasi dan manajemen tercapai. Ini berkenaan dengan cara-cara membuat kegiatan-kegiatan sesuai dengan yang direncanakan. Pengertian ini menunjukkan adanya hubungan yang sangat erat antara perencanaan dan pengawasan. Seperti terlihat dalam kenyataan, langkah awal proses pengawasan adalah sebenarnya langkah perencanaan, penetapan tujuan, standar atau sasaran pelaksanaan suatu kegiatan. Karena kadang-kadang sulit untuk membedakan antara rencana, standar, atau apa itu pengawasan, maka perlu dipahami terlebih dahulu pengertian-pengertian tujuan, sasaran, prosedur, dan sebagainya.

 

Definisi pengawasan yang di kemukakan oleh Robert J. Mockler berikut ini telah menjelaskan unsur-unsur esensial proses pengawasan:

Pengawasan manajemen adalah suatu usaha sistematik untuk menetapkan standart pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang system informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standart yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

2.2 Dasar-Dasar Proses Pengawasan

Kasus-kasus yang sering terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikannya suatu penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian (deadline), suatu anggaran yang berlebihan, dan kegiatan-kegiatan lain yang menyimpang dari rencana. Bab ini akan membahas proses pengawasan manajerial, melalui mana manajemen berusaha memperoleh jaminan bahwa kegiatan-kegiatan yang dilakuka sesuai dengan yang direncanakan. Juga, akan dibahas konsep pengawasan secara luas dan umum.

Ada banyak sebutan bagi fungsi pengawaan (controlling), antara lain evaluating, apprising, atau correcting. Sebuta controlling lebih banyak digunakan karena lebih mengandung konotasi yang mencakup penetapan standart, pengukuran kegiatan, dan pengambilan tindakan korektif.

2.3 Tipe-Tipe Pengawasan

Ada tiga tipe pengawasan yaitu :

1.      Pengawasan pendahuluan (feedforward control)

Pengawasan ini juga sering disebut steering controls, dirancang untuk mengantisipasi masalah - masalah atau penyimpangan-penyimpagan dari standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Bersifat lebih aktif dan agresif, dengan mendeteksi masalah-masalah dan mengambil tindakan yang diperlukan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan lebih efektif bila manajer mampu mendapatkan informas akurat dan tepat pada waktunya tentang perubahan-perubahan dalam lingkungan atau tentang perkembangan terhadap tujuan yang diinginkan.  

2.      Pengawasan kegiatan atau “concurrent”

Pengawasan ini sering disebut pula sebagai Pengawasan “Ya-Tidak”, Screening control atau “berhenti-terus”, dilakukan selama suatu kegiatan berlangsung. Tipe ini merupakan proses di mana aspek tertentu dari suatu prosedur harus disetujui dulu, atau syarat tertentu harus dipenuhi dulu sebelum kegiatan-kegiatan bisa dilanjutkan, atau menjadi semacam peralatan “double-check”­­ yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu kegiatan.

3.      Pengawasan umpan balik (Feedback control)

Pengawasan umpan balik, juga dikenal sebagai past-action controls, mengukur hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan. Sebab-sebab penyimpangan dari rencana atau standar ditentukan, dan penemuan-penemua diterapkan untuk kegiatan-kegiatan serupa dimasa yang akan datang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan setelah kegiatan terjadi.

 

           

	Feedforward Control		Concurrent Control		Feedback Control

 

Pengawasan pendahuluan dan “berhenti-terus”, cukup memadai untuk memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai tujuan. Tetapi ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dan bentuk pengawasa itu. Pertama, biaya keduanya mahal. Kedua, banyak kegiatan tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, pengawasan yang berlebihan akan menjadikan produktivitas berkurang. Oleh karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yang paling sesuai bagi stuasi tertentu.

2.4 Tahap-Tahap Dalam Proses Pengawasan

Ada lima yaitu :

1. Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar. Bentuk yang lebih khusus antara lain : target penjualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin keuntungan, keselamatan kerja, dan sasaran produksi.

Tiga bentuk standar yang umum adalah :

a.     Standar-standar phisik meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan atau kualitas produk

b.     Standar-standar moneter meliputi biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan sebagainya.

c.     Standar-standar waktu meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan.

2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Yaitu menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata

Ada beberapa cara untuk melakukan pengukuran :

1.      Pengamatan (observasi)

2.      Laporan-laporan (tulis atau lisan)

3.      Metoda-metoda otomatis

4.      Inspeksi, pengujian (test) atau dengan cara pengambilan sampel.

4. Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan
5. Pengambilan tindakan koreksi bila perlu

Tindakan koreksi bisa berupa :

1.      Mengubah standar mula-mula

2.      Mengubah pengukuran pelaksanaan

3.      Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-penyimpangan

2.5 Pentingnya Pengawasan

1. Perubahan lingkungan organisasi.
2. Peningkatan kompleksitas organisasi.
3. Kesalahan-kesalahan.
4. Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang

2.6 Perancangan Proses Pengawasan

Lima langkah dasar yang dapat diterapkan untuk semua tipe kegiatan pengawasan menurut William H. Newman yaitu :

1. Merumuskan hasil yang diinginkan.
2. Menetapkan penunjuk (predictors) hasil.
3. Menetapkan standar penunjuk dan hasil.
4. Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik.
5. Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

2.7 Alat Bantu pengawasan Manajerial

1. Manajemen dengan pengecualian (Management By Exception (MBE))

MBE memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Hal ini bisa dipraktikkan oleh manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer lini pertama dapat mempergunakan prinsip ini dalam pengawasan harian mereka.

2. Sistem informasi Manajemen (Management – Information System (MIS))

Yaitu suatu metoda formal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi dilaksanakan secara efektif.

2.8 Karakteristik Pengawasan yang Efektif

1. Akurat
2. Tepat-waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomi
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi

2.9 Metoda Pengawasan

1. Metoda bukan Kuantitatif (non-quantitative)

Yaitu metoda-metoda pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya, mengawasi keseluruhan (overall) “performance” organisasi. Dan sebagian besar mengawasi sikap dan “performance” para karyawan.

2. Metoda Kuantitatif

Cenderung untuk menggunakan data khusus dan metoda-metoda kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode ini terdiri dari :

• Anggaran (budget)
• Audit
• Analisa break – even
• Analisa Rasio
• Bagan dan Teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Dari berbagai bahan bacaan atau pun informasi, maka kita pun seyogyanya sudah memahami serta mengetahui apa saja yang menjadi fungsi dari manajemen itu sendiri. Dan diantaranya, yang merupakan fungsi manajemen terakhir adalah fungsi pengawasan (controlling), sebab dengan adanya suatu pengawasan maka, dapat diketahui tentang hasil yang telah di capai. Hal ini berarti juga bahwa dengan pengawasan akan mampu mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan.

            Perlu kita ingat, bahwa pengawasan itu perlu dilakuakan pada setiap tahap agar mudah dilaksanakan perbaikan jika suatu waktu terjadi sebuah penyimpangan atau kerusakan system di dalamnya. Dengan pernyataan tersebut, dapat kita simpulkan bahwa, fungsi ini memiliki kedudukan yang sangat penting dalam kegiatan manajemen. Karena dengan adanya pengawasan yang efektif dan baik merupakan bentuk jaminan bahwa tujuan yang ada dalam rencana awal akan tercapai.

           

3.2 Saran

Setelah kita memahami apa yang menjadi latar belakang pengawasan dalam manajemen, maka perlu kita ingat agar mampu kita realisasikan tentang karakteristik pengawasan yang efektif. Yaitu:

1. Akurat
2. Tepat-waktu
3. Obyektif dan menyeluruh
4. Terpusat pada titik-titik pengawasan strategik
5. Realistik secara ekonomi
6. Realistik secara organisasional
7. Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi
8. Fleksibel
9. Bersifat sebagai petunjuk dan operasional
10. Diterima para anggota organisasi

Sebab, dengan memahami kesepuluh karakteristik ini, kita akan lebih mampu merealisasikan pengawasan dengan baik dan bijaksana sehingga akan membuahkan hasil seperti yang diharapkan pula.

DAFTAR PUSTAKA

Handoko, Hani, 1998, Manajemen, edisi kedua, BPFE, Yogyakarta.